OMBUDSDIENST
OMBUDSDIENST:
Het runnen van een voetbalclub is moeilijk. Om een klankbord te geven aan ontevreden klanten, hebben wij een vorm van eerste hulp bij ergernissen opgericht.
Hieronder schetsen wij de doelstelling, kerntaken en bevoegdheid van de ombudsdienst. Sinds het seizoen 2020/2021 is Véronique Vansteelandt de ombudsvrouw van VC Groot Dilbeek en bereikbaar via: ombudsman@vcgrootdilbeek.be.
De doelstelling
De ombudsdienst van VC Groot Dilbeek wordt opgericht vanuit de wil en betrachting om:
een geloofwaardige, open en betrouwbare voetbalclub te zijn,
de dienstverlening te optimaliseren en
de kwaliteit van de dagelijkse werking te verbeteren.
Kerntaken van de ombudsdienst
klachten onderzoeken en behandelen,
voorstellen en aanbevelingen formuleren.
Bevoegdheid van de ombudsdienst
De ombudsdienst is bevoegd om alle ergernissen vanwege clubleden over de club te behandelen, en kan hiervoor beroep doen op alle diensten van de club.
Om het leereffect voor de club zo groot mogelijk te maken en de rol van de ombudsdienst als ‘flessenhals’ voor ergernissen ten volle te benutten, wordt de definitie van een klacht zo ruim mogelijk genomen.
Volgende zaken beperken de bevoegdheid van de ombudsdienst
ergernissen worden niet behandeld als er nog geen contact werd opgenomen met de respectievelijke visiecoördinator;
ergernissen van een clublid over een ander clublid behoren niet tot de bevoegdheid van de ombudsdienst. Zij worden doorgestuurd naar:
de voorzitter als het gaat over ergernissen tussen leden van het hoger (dagelijks bestuur)- en middenmanagement (kaderwerking) onderling;
de visiecoördinator als het gaat over ergernissen tussen leden van de cel onderling.
de ombudsdienst mag zich in zijn antwoord naar de boodschapper toe niet uitspreken over de inhoud of de gegrondheid van het draaiboek (//opleidingsplannen).
de ombudsdienst ziet er wel op toe of de uitvoering van het draaiboek (// opleidingsplannen) behoorlijk verloopt.
anonieme ergernissen worden niet behandeld door de ombudsdienst maar, worden gecommuniceerd naar de voorzitter;
wanneer de feiten in de ergernis zich meer dan een jaar geleden hebben voorgedaan, wordt de ergernis niet behandeld;
indien het onderwerp van de ergernis niet onder de bevoegdheid van de club valt, wordt ze overgemaakt aan de bevoegde instanties; (bv. diefstal -> politie)